En muchas comunidades de vecinos existe una percepción reducida del papel del administrador de fincas. Se le asocia, a menudo, con tareas burocráticas, como gestionar los recibos mensuales o redactar las actas de las reuniones. Sin embargo, la figura del administrador colegiado va mucho más allá. Se trata de un profesional multidisciplinar, clave para garantizar la legalidad, la convivencia y la sostenibilidad económica de los edificios.
En este artículo te explicamos de forma clara qué hace realmente un buen administrador de fincas, qué funciones debe asumir, y por qué elegir al adecuado puede marcar la diferencia entre una comunidad organizada y otra sumida en conflictos.
1. Gestión económica y contable: rigor y transparencia
Un administrador competente debe llevar la contabilidad de la comunidad al día: controlar ingresos y gastos, presentar presupuestos anuales, emitir recibos, gestionar cobros, tramitar pagos a proveedores, preparar balances y justificar cada movimiento económico ante los vecinos.
Claves:
- Entrega periódica de estados de cuentas.
- Presupuestos realistas y adaptados.
- Control de morosidad desde el primer impago.
2. Mantenimiento del edificio y gestión de obras
Desde pequeñas reparaciones hasta grandes reformas, el administrador debe coordinar las actuaciones necesarias para garantizar el buen estado del edificio. Esto incluye:
- Contratar mantenimientos preventivos.
- Solicitar varios presupuestos.
- Supervisar la ejecución de obras.
- Gestionar las incidencias del día a día.
Un administrador comprometido actúa antes de que los problemas se agraven.
3. Cumplimiento legal y normativo
La normativa que afecta a las comunidades está en constante evolución: Ley de Propiedad Horizontal, inspecciones técnicas (ITE), normativa de accesibilidad, protección de datos (RGPD), prevención de riesgos laborales, etc.
El administrador debe:
- Asesorar a la comunidad en todos los aspectos legales.
- Aplicar correctamente los acuerdos de junta.
- Redactar actas conforme a la ley.
- Conocer los plazos, requisitos y límites de cada normativa.
4. Gestión de juntas y mediación de conflictos
Convocar y organizar juntas de forma correcta, redactar las actas, asesorar sobre la validez de los acuerdos, informar con claridad y facilitar la toma de decisiones son funciones esenciales. Pero además, el administrador es muchas veces un mediador discreto que resuelve tensiones vecinales sin necesidad de judicializar los conflictos
5. Representación institucional y gestión documental
El administrador representa legalmente a la comunidad ante ayuntamientos, bancos, compañías de seguros, juzgados o proveedores. También es responsable de conservar, organizar y custodiar toda la documentación oficial: actas, estatutos, contratos, seguros, licencias, informes técnicos, etc.
6. Prevención de morosidad y reclamación judicial
La gestión de impagos no se limita a enviar recordatorios. Un administrador diligente:
- Detecta rápido los primeros impagos.
- Inicia procesos amistosos y legales.
- Prepara la documentación necesaria para el monitorio judicial si se requiere.
- Defiende el interés de la comunidad sin dilaciones.
¿Qué diferencia a un administrador colegiado?
- Está sujeto a un código deontológico.
- Dispone de formación continua y actualización legal.
- Cuenta con seguro de responsabilidad civil profesional.
- Tiene el respaldo de un colegio profesional que vela por la calidad del servicio.
¿Y si mi comunidad no está satisfecha con su administrador?
Muchas comunidades no saben que pueden cesar al administrador actual si no están satisfechos con su trabajo. La Ley de Propiedad Horizontal lo permite con un simple acuerdo por mayoría en junta.
Si vuestra comunidad siente que la gestión no es transparente, la morosidad aumenta, los conflictos se eternizan o no hay un plan claro de mantenimiento, probablemente ha llegado el momento de dar el paso.
En CRAM Assessors gestionamos comunidades en Esplugues de Llobregat y alrededores desde 1999. Nos avala una trayectoria basada en la transparencia, el trato directo y la resolución eficiente de problemas.
