La administración de una comunidad de propietarios exige algo más que voluntad y sentido común. Aunque muchas veces las juntas vecinales están formadas por personas bienintencionadas, la falta de experiencia y de conocimiento técnico puede acabar generando conflictos, gastos innecesarios o incluso responsabilidades legales.
Desde CRAM Assessors, con más de dos décadas de experiencia en la gestión de fincas, recopilamos los 10 errores más frecuentes que cometen las comunidades de vecinos y ofrecemos algunas pautas claras para evitarlos.
1. No contar con un administrador colegiado
Es habitual que algunas comunidades intenten gestionar todos los asuntos internamente para “ahorrar costes”. Sin embargo, la figura del administrador colegiado no es un gasto, sino una inversión en tranquilidad, seguridad jurídica y eficiencia. Un profesional inscrito en el Colegio de Administradores de Fincas garantiza el cumplimiento normativo, la transparencia en las cuentas y el correcto mantenimiento del edificio.
2. Convocar juntas sin respetar los plazos ni los requisitos legales
La Ley de Propiedad Horizontal establece plazos, quórums y procedimientos para convocar y celebrar juntas. Si se incumplen, los acuerdos pueden ser impugnados. Un error típico: enviar convocatorias sin la antelación suficiente o no incluir todos los puntos del orden del día.
3. Falta de previsión presupuestaria
Muchas comunidades aprueban presupuestos sin tener en cuenta futuras reparaciones o imprevistos. Esto suele derivar en derramas urgentes que generan tensiones vecinales. Contar con un fondo de reserva bien gestionado es clave para anticiparse a los problemas.
4. No actuar ante vecinos morosos
La morosidad es una de las principales causas de deterioro en la vida comunitaria. Tolerar impagos de cuotas sin una gestión firme, rápida y legal solo agrava el problema. Un administrador eficaz inicia el proceso de reclamación de deudas desde el primer mes de impago, evitando que se cronifique.
5. Descuidar el mantenimiento del edificio
Esperar a que se produzca una avería para actuar puede salir caro. Ascensores, cubiertas, bajantes, sistemas contra incendios… requieren revisiones periódicas. Un buen plan de mantenimiento preventivo evita gastos mayores y mejora la eficiencia energética.
6. Contratar servicios sin comparar presupuestos
Firmar con proveedores “de confianza” sin pedir al menos dos o tres presupuestos comparativos puede generar sobrecostes innecesarios. Además, hay que valorar otros aspectos: cumplimiento de normativa, seguros, homologaciones, referencias…
7. No cumplir con la normativa de protección de datos
Desde la entrada en vigor del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), las comunidades de propietarios también están obligadas a cumplir con estas exigencias. Publicar datos personales en zonas comunes o en actas mal redactadas puede acarrear sanciones.
8. Ignorar la accesibilidad del edificio
La instalación de rampas, ascensores o plataformas salvaescaleras no es solo una cuestión de comodidad, sino también de derechos fundamentales. La ley obliga a realizar obras de accesibilidad cuando lo solicite un vecino con discapacidad o mayor de 70 años, siempre que el coste no exceda unos determinados límites.
9. Dejar conflictos vecinales sin resolver
Disputas por ruidos, uso indebido de zonas comunes o problemas de convivencia deben abordarse desde el diálogo y, si es necesario, con apoyo legal. Ignorar el conflicto solo lo agrava. El administrador puede actuar como mediador y proponer soluciones regladas.
10. No actualizar estatutos o normas de régimen interior
Muchas comunidades siguen funcionando con documentos obsoletos que no se adaptan a las necesidades actuales. Revisar y actualizar los estatutos es clave para facilitar la convivencia, definir bien los usos permitidos y establecer sanciones claras ante incumplimientos.
Gestionar correctamente una comunidad no es fácil, pero sí es posible si se cuenta con los medios adecuados. Evitar estos errores supone ahorrar tiempo, dinero y conflictos.
En CRAM Assessors, como administradores colegiados en Esplugues de Llobregat desde 1999, ofrecemos un acompañamiento integral para comunidades que buscan una gestión profesional, transparente y eficaz.
